لأول مرة بالازهر الشريف إتاحة تسجيل طلاب الشهادتين الابتدائية والاعداية استمارات إلكترونية أسوة بما تم العام الماضى للشهادة الثانوية بعد نجاح الكبير لهذه التجربة.
الامر ليس قاصراً على تسجيل الاستمارة فقط بل سيتم تقديم خدمات إلكترونية لكنترول الشهادتين وكذا لرؤساء لجان الشهادتين بعد الحصول على بيانات الطلاب مما يساعد على أعمال الكنترول وتقليل نسب الأخطاء فيها ومن خلال تلك البيانات الصحيحة يسمح للمعهد بطباعة كشوف 2 ج وكشوف المناداه للجان كما أن الادارة المركزية للامتحانات من خلال بوابة الازهر ومركز المعلومات سيتم نشر أرقام جلوس الطلاب للشهادتين واللجان وعنواينها ومقراتها تخفيفا على الطلاب في هذه الظروف، مشددا على أن كل الخدمات تقدم مجاناً.
ضوابط التقدم الإلكترونى للشهادتين (الإبتدائية - الإعدادية) الاستمارة الإلكترونية، وذلك وفقا للآتى:
1- يقوم رائد التحول الرقمي بالمعهد بطباعة اسم المستخدم وكلمة المرور لكل طالب من خلال برنامج شئون الطلاب (من قائمة الشهادات/حسابات الطلاب أون لاين.. وفي آخر الصفحة يجد أمر طباعة).
2- يقوم المعهد بتسليمها لجميع طلابه مع توقيع الطلاب بالاستلام والعلم، مع إعلام الطالب أو ولي أمره بطريقة الدخول على النظام وكيفية الاستخدام.
3- يقوم الطالب أو ولي أمره بالدخول على الرابط المعد لذلك على شبكة الإنترنت (https://azhar.gov.eg/certificates) وتسجيل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة به بعد الحصول عليها من المعهد.
4- يقوم الطالب بمراجعة البيانات وتسجيل البيات المسموح له بها (الاسم باللغة الإنجليزية / رقم التليفون / محافظة العنوان / العنوان) ويقوم بالحفظ.
5- في حالة وجود أخطاء بالاستمارة أو في البيانات يقوم رائد التحول الرقمي بالتعاون مع مسئول شئون الطلاب بالتأكد من صحة التعديل من واقع سجلات المعهد قبل تعديله على قاعدة البيانات.
6- يطبع الطالب الاستمارة بعد الحفظ ومراجعة كافة البيانات ويقوم بتسليمها للمعهد.
7- يسجل رائد التحول الرقمي بالمعهد الطلاب الذين سيؤدون الامتحان من الخارج بالتعاون مع شئون طلاب المعهد والتأكد من استيفاء الأوراق المطلوبة منهم.
8- يتسلم شيخ المعهد إقراراً من مسئول شئون الطلاب بالمعهد بمراجعة جميع بيانات طلاب المعهد وصحتها.
9- بعد جميع ما سبق يقوم رائد التحول الرقمي بطباعة كشف 2ج من برنامج شئون الطلاب بعد إتاحتها خلال الفترة القادمة، ويراجعها شئون الطلاب ويعتمدها وتختم من المعهد ثم يسلم إلى إدارة الامتحانات بالمنطقة.